El mito del multitasking, o multitarea
Cuando solicitamos un empleo, a menudo escuchamos frases como: «Este es un entorno de trabajo dinámico, por lo que la organización y la productividad son muy valoradas», o nos preguntan si somos capaces de gestionar nuestro tiempo y manejar varias responsabilidades a la vez. El mundo laboral moderno tiende a recompensar a quienes parecen capaces de hacerlo todo simultáneamente. Sin embargo, la neurociencia sugiere que la multitarea puede ser, en realidad, una de las formas menos eficaces de trabajar.
Por eso es importante diferenciar entre multitarea, tarea dual, cambio de tareas y comprender por qué la monotarea puede ser un enfoque más eficaz.
Multitarea, tarea dual y cambio de tareas: ¿qué está ocurriendo realmente en el cerebro?
La multitarea es un término paraguas
Puede que pienses que sabes qué es la multitarea y que incluso la practicas con frecuencia. Sin embargo, la multitarea es mucho más amplia de lo que parece. En realidad, es un término paraguas que engloba otras dos formas de trabajar: la tarea dual y el cambio de tareas.
Veámoslo con más detalle:
| Concepto | Qué significa | Realidad científica | Ejemplo cotidiano |
| Multitasking/Multitarea | Superponer la ejecución de dos o más tareas. | Es una categoría amplia, no un mecanismo neurológico específico. | Hacer “dos cosas a la vez”. |
| Dual-tasking/Tarea dual | Realizar dos tareas distintas simultáneamente. | Funciona bien cuando se combina una habilidad motora con una habilidad cognitiva. Una tarea utiliza procesos automáticos mientras la otra requiere atención consciente. | Caminar mientras se mantiene una conversación o doblar la ropa mientras se escucha un podcast. |
| Task switching/Cambio de tareas | Realizar tareas una tras otra, alternando rápidamente entre ellas. | Así es como el cerebro gestiona dos tareas cognitivas. La atención consciente no puede dividirse realmente, por lo que el cerebro pasa constantemente de una tarea a otra. | Escribir un informe, detenerse para responder un mensaje y volver después al documento intentando recordar qué se quería escribir. |
Como habrás observado, no todas las formas de multitarea son necesariamente negativas.
La tarea dual puede ser relativamente inofensiva porque una de las actividades es automática. En estos casos, el cerebro no está compitiendo por los mismos recursos cognitivos.
El verdadero desafío para la mayoría de los líderes es el cambio de tareas. El trabajo moderno no suele pedirnos que combinemos una tarea automática con una cognitiva. Más bien, nos exige movernos constantemente entre correos electrónicos, reuniones, mensajes, informes, decisiones y conversaciones. Lo que solemos llamar multitarea es, en realidad, un cambio constante de tareas.
Por este motivo, el resto de este artículo se centrará en el cambio de tareas, la forma de “multitarea” más habitual en los entornos laborales y la que tiene un mayor impacto sobre la concentración, el rendimiento y el bienestar.
La neurociencia del cambio de tareas
Residuo de atención
Uno de los mayores problemas del cambio de tareas es algo conocido como attention residue o residuo de atención. Las investigaciones de Sophie Leroy descubrieron que cuando cambiamos entre tareas mentalmente exigentes, no conseguimos reenfocar nuestra atención de forma instantánea. Parte de nuestra atención permanece en la tarea anterior, lo que dificulta concentrarnos plenamente en la nueva.
Es decir, tu cerebro puede estar trabajando en la nueva tarea, pero una parte de tu atención sigue pensando en la anterior.
Sobrecarga de la memoria de trabajo
Esto conduce a una sobrecarga de la memoria de trabajo. Cada vez que cambias de una tarea a otra tienes que recordar dónde te habías quedado, reorientarte y volver a cargar la información necesaria. Todo ello supone un gasto innecesario de energía mental.
Cómo afecta el cambio de tareas a la memoria, la concentración y el estrés
Debido a lo agotador que resulta, el cambio de tareas afecta a todo nuestro sistema.
Concentración
En primer lugar, interrumpe la concentración. Personalmente, necesito sentarme y trabajar en algo durante al menos treinta minutos antes de entrar en ese estado de máxima concentración. Si sigo cambiando de tarea cada treinta minutos, el trabajo profundo se vuelve mucho más difícil y nunca llego a estar completamente centrada en nada.
Memoria
A corto plazo, el cambio de tareas obliga al cerebro a mantener demasiados detalles al mismo tiempo, saturando la memoria de trabajo. Además, como nunca llegamos a concentrarnos por completo, reducimos nuestra capacidad para procesar la información relevante antes de que nuestra atención vuelva a cambiar.
En otras palabras, tenemos demasiadas cosas en marcha y muy poco tiempo para procesarlas adecuadamente.
Esto también afecta a la memoria a largo plazo. Si no procesamos la información con suficiente profundidad, tampoco llegamos a almacenarla, por lo que después resulta mucho más difícil recordarla.
Estrés
Esto se relaciona directamente con la crisis de fragmentación de la atención a la que se enfrentan muchos líderes. Pasan el día ocupados, pero rara vez se concentran en una sola cosa durante mucho tiempo. La atención se dispersa constantemente, aumentando la fatiga mental, la sensación de agobio y el estrés.
¿Qué es la monotarea?
Y aquí llegamos a nuestra salvación: la monotarea.
- Una tarea
- Un objetivo
- Un foco de atención
La monotarea consiste en dedicar toda tu atención a una única actividad hasta que la completes o hasta que haya transcurrido un periodo de tiempo determinado.
Los beneficios de la monotarea para el rendimiento y el bienestar
Mejores decisiones
La monotarea permite que el cerebro permanezca centrado en un único objetivo en lugar de tener que reorientarse constantemente. Como resultado, el trabajo suele completarse de forma más eficiente y con menos errores.
Mejor capacidad de escucha
Escuchar es una parte fundamental del liderazgo, y la monotarea nos permite estar más presentes durante las conversaciones. Aunque pueda parecer algo automático, escuchar no es una actividad pasiva. Es una tarea cognitiva.
Cuando intentamos escuchar mientras revisamos correos electrónicos, respondemos mensajes o pensamos en el siguiente punto de nuestra lista de tareas, perdemos información importante. Al prestar toda nuestra atención a una conversación, es más probable que captemos tanto las señales verbales como las no verbales, lo que nos ayuda a comprender mejor a nuestros empleados, clientes y compañeros.
Mejor pensamiento estratégico
Como comentamos en nuestro artículo sobre el pensamiento estratégico, esta habilidad fundamental requiere atención sostenida. Es difícil pensar a largo plazo cuando nuestra atención está siendo constantemente arrastrada en distintas direcciones.
La monotarea ofrece a los líderes el espacio mental necesario para centrarse en problemas complejos, identificar patrones y tomar mejores decisiones.
Menos agotamiento mental
Como hemos visto, el cambio constante de tareas consume una enorme cantidad de energía mental. Muchas veces nos sentimos agotados no porque hayamos trabajado especialmente duro, sino porque nuestra atención ha estado tan fragmentada durante el día que el cerebro ha tenido dificultades para seguir el ritmo.
Cuando dirigimos toda nuestra atención hacia una sola tarea, el cerebro puede utilizar su energía de forma mucho más eficiente. Como resultado, solemos ser más productivos y terminar el día con más energía.
Cómo desarrollar hábitos de monotarea como líder
Reserva bloques de tiempo para el trabajo importante
Intenta bloquear espacios específicos en tu agenda para tareas concretas. Asegúrate de reservar suficiente tiempo para poder concentrarte plenamente antes de pasar a otra actividad.
Desactiva las notificaciones
Pon el teléfono en modo «No molestar» o incluso déjalo en otra habitación. Cierra el correo electrónico, las pestañas que no necesites y despeja tu escritorio de cualquier cosa que no esté relacionada con la tarea que tienes delante.
Agrupa tareas similares
Para ayudar a tu cerebro a centrarse en una sola cosa, intenta agrupar tareas parecidas. Por ejemplo, puedes reservar una hora por la mañana y otra por la tarde para responder correos electrónicos, y otro bloque específico para devolver llamadas.
Al principio puede resultar difícil porque los correos y las llamadas llegan de forma constante, pero forma parte del aprendizaje de cómo gestionar mejor tu tiempo y tu atención.
Termina antes de cambiar
Comprométete con ello. Mira tu lista de tareas y ordénala por prioridades. Si surge algo nuevo, añádelo también según su prioridad.
No hace falta entrar en pánico: todo acabará haciéndose. Sigue el orden establecido y evita empezar algo nuevo hasta que hayas terminado la tarea actual o hasta que hayas alcanzado el límite de tiempo que te habías marcado.
Además, esto genera una sensación de satisfacción cada vez que completas algo.
Crea momentos de silencio
El silencio reduce de forma natural muchas de las distracciones que compiten por nuestra atención a lo largo del día. Sin notificaciones constantes, conversaciones continuas ni nueva información exigiendo una respuesta inmediata, resulta mucho más fácil concentrarse en una sola tarea durante periodos prolongados.
Esta es una de las razones por las que el silencio puede resultar tan reparador. Crea las condiciones necesarias para una atención sostenida, permitiendo que la mente se calme y se concentre más plenamente en lo que tiene delante.
La atención es un recurso de liderazgo
A veces nos acostumbramos tanto al caos —empezar una tarea, recibir un correo, que nos asignen un nuevo proyecto o tener que corregir algo que creíamos terminado— que olvidamos que existe una forma mejor, más saludable y más productiva de trabajar.
Las mejores decisiones, el pensamiento profundo, las relaciones más sólidas y el trabajo verdaderamente significativo dependen de nuestra capacidad para concentrarnos en una sola cosa a la vez.
El problema es que la mayoría de los entornos laborales no están diseñados para favorecer ese tipo de atención. Están diseñados para la respuesta constante e inmediata.
Esta es una de las razones por las que los retiros de silencio pueden resultar tan transformadores. Al eliminar muchas de las notificaciones, reuniones y distracciones digitales que compiten por nuestra atención, crean un entorno en el que el cambio constante de tareas disminuye de forma natural.
Para muchos líderes, es la primera oportunidad en años de experimentar lo que realmente se siente al practicar la monotarea.
Y, a menudo, esa experiencia sirve como recordatorio de que la capacidad de concentrarse no es algo que hayamos perdido. Es algo para lo que simplemente necesitamos crear espacio.
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